Démarrer vite ne veut pas dire improviser. Dès les premiers clients, une gouvernance d’entreprise claire rassure vos partenaires, accélère les décisions et réduit les risques. Concrètement, on définit qui décide, quand et comment, on tient des rencontres périodiques, et on consigne par écrit les décisions clés dans le livre des procès-verbaux.
Ensuite, on attribue des rôles lisibles aux fondateurs, administrateurs et conseillers, avec des règles simples de gestion des conflits d’intérêts.
En pratique, cette discipline renforce la crédibilité de votre startup ou de votre PME et facilite un financement, une subvention ou une due diligence. Nous accompagnons des équipes à Montréal, Laval, sur la Rive-Nord et la Rive-Sud pour bâtir une structure souple et conforme, sans alourdir l’opérationnel.
Enfin, vous bénéficiez d’un point de contact unique : Me Samy Ziada, qui coordonne avec votre CPA, votre banquier et votre fiscaliste pour garder tout le monde aligné.
Qu’est-ce que la gouvernance d’entreprise ?
La gouvernance, c’est l’ensemble des règles et pratiques qui encadrent la direction d’une société. D’abord, elle précise la répartition des pouvoirs : conseil d’administration, direction, comités. Ensuite, elle pose des processus de décision proportionnés à la taille de l’entreprise : fréquence des réunions, quorum, approbations nécessaires pour les dépenses ou les embauches clés. Par ailleurs, la traçabilité compte : procès-verbaux brefs, résolutions signées, registre des administrateurs et des actionnaires à jour.
Une bonne gouvernance d’entreprise protège aussi les minoritaires, prévient les conflits et aide à attirer des investisseurs. En revanche, elle n’est pas synonyme de lourdeur : on vise des règles juste assez robustes pour soutenir la croissance, tout en restant agiles au quotidien.
Méthode simple pour mettre en place une gouvernance efficace
Nous recommandons une approche en trois étapes, pragmatique et rapide.
1) Clarifier les rôles. Qui prépare, qui décide, qui exécute ? On formalise la délégation de pouvoirs (plafonds d’achats, signature bancaire, embauche). Ensuite, on nomme un secrétaire de société chargé des procès-verbaux.
2) Organiser le rythme. Un calendrier annuel fixe les rencontres du conseil et les points d’étape (budget, trésorerie, risques, RH). En pratique, un ordre du jour de 5–7 items suffit.
3) Consigner et suivre. Après chaque réunion, on valide les décisions en une page, on assigne des responsables et des échéances, puis on intègre la résolution au livre des procès-verbaux.
- Outils utiles : ordre du jour type, modèle de résolution, registre des administrateurs, registre des actions.
- Bon réflexe : une clause de gestion des conflits d’intérêts et un court code d’éthique interne.
Enfin, on révise la gouvernance d’entreprise à chaque jalon critique : nouvelle ronde d’investissement, entrée d’un conseiller stratégique, acquisition, ou franchissement d’un seuil d’effectif.
Coûts, risques et erreurs à éviter
Le coût direct reste raisonnable : quelques heures pour structurer le calendrier, mettre à jour les registres et préparer les modèles. Cependant, les coûts d’une gouvernance négligée explosent vite : décisions contestées, financement retardé, litiges entre associés, ou due diligence bloquée faute de documents.
Gouvernance d’entreprise : petits investissements, grands bénéfices
Un minimum de rigueur rend les décisions plus rapides et défendables. Par conséquent, vous gagnez en crédibilité auprès des prêteurs et investisseurs, tout en réduisant l’attrition interne. Erreurs fréquentes : réunions sans procès-verbaux, pouvoirs de signature flous, registre des actions incomplet, et absence de mécanisme pour gérer les conflits d’intérêts. Ensuite, un oubli récurrent est de ne jamais inscrire la convention entre actionnaires au livre des procès-verbaux.
Histoires pour illustrer : deux parcours, deux solutions
Audrey, fondatrice e-commerce à Montréal
Au départ, Audrey et son associé décidaient « au fil de l’eau ». Puis les priorités se chevauchent. Nous avons installé un conseil trimestriel d’une heure, un tableau de bord simple (ventes, marge, trésorerie) et des résolutions éclair. Ainsi, la gouvernance d’entreprise devient un réflexe : les décisions s’enchaînent, l’équipe respire et un investisseur local s’engage.
Jean-Philippe, atelier mécanique à Longueuil
L’atelier grandit vite, mais rien n’est écrit. En revanche, la banque exige de la visibilité avant d’augmenter la marge de crédit. Nous mettons à jour les registres corporatifs, clarifions les pouvoirs d’achat et instaurons un point mensuel de 30 minutes. Ensuite, la marge est approuvée et l’atelier équipe une deuxième baie de service.
Ce que nous faisons pour vous, très concrètement
Nous auditons votre gouvernance en une rencontre courte, puis nous livrons des modèles prêts à l’emploi : ordre du jour, procès-verbaux, résolutions, délégations de pouvoirs et registre des actions. Ensuite, nous pilotons la mise à jour du livre des procès-verbaux et la conformité au Registraire des entreprises. Par ailleurs, nous alignons la gouvernance d’entreprise avec votre fiscalité (dividendes, conventions d’emploi) et vos besoins de financement. Enfin, vous gardez un interlocuteur dédié : Me Samy Ziada, disponible et réactif.
FAQ
Faut-il une gouvernance formelle quand on est seulement deux fondateurs ?
Oui. Ainsi, vous évitez les malentendus et vous structurez les décisions clés sans lourdeur.
À quelle fréquence tenir des réunions du conseil ?
Au minimum trimestrielle. Ensuite, ajoutez un point mensuel court si la croissance s’accélère.
Qui rédige les procès-verbaux ?
Un secrétaire de société (interne ou externe) qui consigne les décisions et suit les échéances.
La gouvernance d’entreprise est-elle obligatoire par la loi ?
La loi impose des registres et des décisions formelles. Par conséquent, des pratiques simples assurent la conformité.
Aller plus loin
Pour structurer vos réunions et vos registres, découvrez notre page droit des affaires. En cas de blocage entre associés, nos solutions en litige commercial aident à débloquer rapidement. Enfin, contactez-nous pour une revue express de votre gouvernance.
Conclusion
Mettre en place une gouvernance d’entreprise simple et écrite, c’est gagner du temps, convaincre vos partenaires et préparer la croissance. Parlons de vos besoins : samy@zsavocats.com | 438 738 8678.
Références
- Légis Québec — Loi sur les sociétés par actions (S-31.1)
- Registraire des entreprises — Obligations et mises à jour
- Justice Canada — Loi canadienne sur les sociétés par actions
- Corporations Canada — Administrer votre société et gouvernance
- Autorité des marchés financiers — Gouvernance d’entreprise (principes)
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