Garder une entreprise conforme, c’est d’abord être régulier. Ainsi, chaque année, il faut vérifier les obligations qui s’appliquent à votre réalité. Ensuite, on met à jour les informations au Registraire des entreprises, on renouvelle les permis utiles, on produit les déclarations fiscales et, pour les sociétés par actions, on tient à jour le livre des procès-verbaux. Par conséquent, vous réduisez les risques de pénalités ou de radiation. En pratique, nous accompagnons les entrepreneurs à Montréal, Laval, sur la Rive-Nord et la Rive-Sud pour sécuriser leur conformité d’entreprise au Québec et éviter les mauvaises surprises. Enfin, vous gagnez du temps grâce à un suivi clair et coordonné avec votre comptable et votre banquier.
Qu’est-ce que la conformité d’entreprise au Québec ?
La conformité, c’est le respect continu des règles qui encadrent votre entreprise. Concrètement, la déclaration de mise à jour au Registraire des entreprises confirme chaque année vos informations légales (adresse, administrateurs, actionnaires, activités). Ensuite, les permis et licences assurent que vous pouvez exercer dans votre secteur.
Pour une société par actions, le livre des procès-verbaux — aussi appelé registre des minutes — rassemble les résolutions (décisions écrites), les procès-verbaux des réunions, le registre des administrateurs et des actionnaires, ainsi que les certificats d’actions. Ainsi, on peut démontrer rapidement qui décide, quand et sur quoi.
Enfin, les déclarations fiscales regroupent, selon le cas, les déclarations de taxes, la déclaration de revenus de la société, et les remises. En revanche, pour l’entrepreneur individuel, la tenue d’un livre des minutes ne s’impose pas, mais la mise à jour au Registraire et les obligations fiscales demeurent.
Méthode simple pour rester en règle toute l’année
D’abord, créez un calendrier annuel. Ensuite, bloquez trois moments clés : au début d’exercice, à mi-année et 30 jours avant la date limite du Registraire.
- Registraire des entreprises : vérifiez les adresses, dirigeants, actionnaires et activité.
- Permis et licences : renouvelez avant l’échéance; classez les reçus au même endroit.
- Livre des procès-verbaux : consignez toute décision importante dès qu’elle survient.
- Fiscalité : coordonnez vos dates avec le CPA pour éviter les intérêts et pénalités.
Ensuite, nommez un responsable interne. Par ailleurs, centralisez vos pièces dans un dossier “Conformité” partagé avec votre CPA et, au besoin, avec nous. Enfin, faites une mini-revue trimestrielle de dix minutes pour garder le cap.
Prix, risques et erreurs à éviter
Le coût direct reste modéré : droits du Registraire, honoraires de tenue de livre, et temps de coordination. Cependant, le coût indirect d’un oubli peut grimper : radiation, impossibilité d’obtenir un financement, ou retards lors d’une vente d’actions. Ensuite, un registre mal tenu complique la due diligence et fait baisser la valeur perçue.
Coût et bénéfices de la conformité d’entreprise au Québec
En pratique, quelques centaines de dollars par an évitent des milliers en pénalités ou en délais. Par conséquent, une entreprise conforme obtient plus facilement une marge de crédit, négocie mieux avec ses partenaires et franchit un audit sans stress.
Erreurs fréquentes : reporter la mise à jour du Registraire, oublier de consigner une résolution sur un dividende, perdre la trace des émissions d’actions, ou négliger un permis municipal. Enfin, une signature manquante sur une résolution peut bloquer une transaction.
Histoires québécoises : deux parcours, deux solutions
Marc-André, restaurateur à Laval
Marc-André gère un petit bistro. Donc, il renouvelle ses permis municipaux chaque année, mais il n’avait jamais mis à jour ses administrateurs au Registraire. Ensuite, sa banque exige un dossier à jour pour revoir sa marge. Nous avons régularisé la déclaration, mis à niveau le livre des procès-verbaux et organisé un calendrier de rappels. Par conséquent, la banque a accordé l’augmentation et il a modernisé sa terrasse.
Karine, fondatrice d’une entreprise tech à Montréal
Karine prépare une ronde d’investissement. Cependant, les investisseurs demandent un registre d’actions impeccable. Nous avons reconstruit l’historique des émissions, fait signer les résolutions manquantes et harmonisé les conventions. Ensuite, la due diligence s’est déroulée sans accroc et la clôture a suivi son échéancier.
Ce que nous faisons pour vous, très concrètement
Nous auditons rapidement votre conformité, puis nous corrigeons ce qui manque : déclaration au Registraire, résolutions, registre des actions et permis. Ensuite, nous mettons en place un calendrier annuel partagé et des modèles prêts à signer. Par ailleurs, nous coordonnons directement avec votre CPA, votre fiscaliste et votre banquier pour simplifier vos démarches. Enfin, vous recevez un livre des procès-verbaux à jour, au format papier et numérique, prêt pour un financement, un audit ou une vente.
FAQ
Dois-je tenir un livre des procès-verbaux si je suis seul actionnaire ?
Oui. Ainsi, même seul, vous devez documenter les décisions clés et les émissions d’actions.
À quel moment déposer la mise à jour annuelle au Registraire ?
Chaque année, à la date prévue par la loi. Ensuite, déposez sans retard pour éviter des frais.
Que risque une société qui ne tient pas ses registres ?
Des pénalités, une radiation et des blocages lors d’un financement ou d’une vente.
Puis-je externaliser toute la conformité ?
Oui. Nous gérons la conformité d’entreprise au Québec et mettons en place des rappels.
Aller plus loin
Découvrez nos services en droit des affaires, nos solutions en litige commercial, et contactez-nous pour une revue rapide de vos registres.
Conclusion
La conformité n’est pas une montagne. Ainsi, avec une méthode simple et un livre des procès-verbaux à jour, vous sécurisez votre entreprise et gagnez en crédibilité. Enfin, parlons-en : samy@zsavocats.com | 438 738 8678.
Références
- Registraire des entreprises — Déclaration de mise à jour annuelle
- Légis Québec — Loi sur la publicité légale des entreprises (P-44.1)
- Revenu Québec — Obligations fiscales des entreprises
- ARC — Déclaration de revenus des sociétés (T2)
- OQLF — Obligations linguistiques et affichage commercial
Laisser un commentaire